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QMS定着への奮闘日記

No.45　内部監査を生中継!!　　その１
　　　　　　　テレビ会議システムの活用の背景と効果

●2012年3月8日

　■　前回、この１年で導入された画期的システムを幾つかピックアップしまし
　　　たが、今回はその中の『テレビ会議システム使った内部監査』を紹介した
　　　いと思います。

　　　当社のテレビ会議システムとは…
　　　　　社内のイントラネットに映像と音声を繋ぎ、リアルタイムに
　　　　　複数の事業所と双方向で、モノの展示や意見交換が
　　　　　出来るシステム

　　　今や、テレビやパソコンのモニターを通しての会議ややりとりなど、珍し
　　　いモノではないと思います。

　　　当社でもテレビ会議システムを２月に導入し、営業ミーティングや力量評
　　　価のテスト・教育等、様々な場で活用しています。

　■　しかし、その中でも画期的なのは、内部監査の生中継!!
　　　内部監査の一部始終が、本部とオブザーバーとなる事業所のモニターに
　　　映し出されるのです。

　　　それまでの内部監査は、監査員と被監査員以外に、他所の責任者（４名）
　　　と本部スタッフ（２名）がオブザーバーとして現地参加していました。

　　　それはそれで、監査員と被監査員だけの「密室的な監査」から脱却し、
　　　よりオープンな、意見の飛び交う内部監査に変化したと思います。

　■　しかし、このやり方には相当のパワーと時間と経費を使います。
　　　移動が長いと、その分彼等の本来業務の時間を割かなければならない…

　　　QMS運用にとって決して無駄では無いけれども、やはり多少のデメリット
　　　もあります。

　■　それがテレビ会議システムを活用することで…
　　　オブザーバーに掛かる時間と経費は大幅に削減！

　　　それに、実際私もその状況を見ていましたが、
　　　　　　●どういう話題が挙がっているのか
　　　　　　●その時の監査員や被監査員は、どんな表情をしているか
　　　まで分かり、以前内部監査員として参加していた時と、遜色ないレベルで
　　　観察することが出来るのです！

　■　今回は簡単に、テレビ会議システムを使った背景と効果を紹介しました
　　　が次回はもう少し運用の詳細と、参会者の声を紹介したいと思います。

△ No.46　内部監査を生中継!!　その２　　　　　　参加者の声から見えてきた、意外な効果の発見
▽ No.44　お待たせしました!!　「QMS定着への奮闘日記」再開です！