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QMS定着への奮闘日記

No.204　パソコン内のデータが、パッと見れない・スッと出せない!?

●2017年6月15日

　■　先週、ある事業所のお客様の第2者監査がありました。

　　　監査をスムーズに進めるために、監査項目のエヴィデンスがスッと
　　　出せるように準備を指示すると、紙で保管していた資料はすぐに出
　　　せるのですが、電子ファイルの資料は

　　　　　「その資料は…あれ、どこだったけ？えっと、えっと…」

　　　パソコン内のファイルを探し出すのに、時間が掛かっていました。

　■　パソコン（サーバー）内の状態を見てみると、1つのフォルダに
　　　400以上のフォルダやファイルが入っていました。

　　　今では使用していない資料や古いメール案内etc.
　　　整理もせず、何でもかんでも放り込まれているような状態でした。

　　　日常的に使用している人は「ココにあのファイルがある」が分かっ
　　　ているので、不便さをさほど感じていなかったようですが、

　　　普段使っていない人や、事業所外の人、異動者が見ると、どこに何
　　　があるのか、全く分からない…

　　　　　※日常業務で使用する品質記録は、最新版が使用される
　　　　　　仕組みになっています。
　　　　　　また、データは社内イントラネット内で使用しています
　　　　　　ので、意図しない紛失・流出はございません。
　　　　　　ご安心下さい。

　■　誰が見ても
　　　　　『資料・情報がスムーズに取り出せない!?杜撰な情報保管』
　　　という問題は明らかです。

　　　以前は、パソコン内のフォルダの位置や名称まで統一していましたが
　　　情報量が多くなり、「事業所が使い易いように～」と、
　　　近年は個人（事業所）に保管を任せた結果、このような状態になった
　　　ことは非常に拙い。

　　　パソコン内は仕事情報の本棚。
　　　図書館のように、本（データファイル）の置き場を決め、見たい本・
　　　読みたい本が、スッと探し出せる状態にしよう！

　　　ということで、
　　　「パッと見て、スッと使えるデータ管理」
　　　を全社改善テーマに掲げました。

　　　パソコンは仕事で使用する道具。その中のデータは、所内／全社で
　　　活用する情報です。

　　　急いで会社（本部）が主体となって、「安全性」「利便性」「容易性」
　　　にポイントを置いた「データ管理の基本体制」の再構築をしなければ！
　　　です。

△ No.205　作業者育成の問題を解決、「資格取得道場」開門します！
▽ No.203　目標の与え方で、社員の「伸びしろ」は違ってくる