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QMS定着への奮闘日記

No.233 QMS的働き方改革2 ドキュメントはプロセス毎で整理整頓

2018年11月8日

  前回、当社の「QMS的働き方改革」として、見たいマニュアルが
   特定出来るプロセスフロー『業務プロセスとQMS管理文書の関連表』
   を紹介しました。

   仕事の進め方は全てマニュアル化していますが、仕事のたびに一々
   マニュアルを確認するのは、確実ではありますが効率的ではありま
   せん。

   全てのマニュアルを覚えるには個人差がありますし、「記憶」のよ
   うな目に見えないもので仕事をすると、その妥当性も確かめられま
   せんし、再現性も担保出来ません。

  記憶ではなく、仕事の細部に渡って確実に進められるための、当社
   の最強アイテムが「ドキュメント」です。

   当社業務を遂行する上で、品質に関わるドキュメント(所謂品質
   記録)は100強あります。

   以前は1つのフォルダの中に、全てのドキュメントフォームがガサッ
   と入っていましたが、
   当日記№210「お目当ての資料が取り出し易くなりました」でも紹
   介しましたように、プロセス毎のフォルダに整理整頓したことで、
   パッと辿り着けるようになりました。


  今回ご紹介するのは、品質記録と合わせて整頓した「運用資料
   です。

   「運用資料」とはQMSの実現をよりスムーズに、より機能的にす
   るための補助ドキュメントの役割です。

   「運用資料」には細かいものもあわせると、なんと約2,500種類も
   あります。
   (改めて調べましたが、こんなにあるとは筆者もビックリです)

   この2,500種類のドキュメントは、以前は到る所に散らばってい
   ました。

   よく使用するドキュメントは掲示場所も知っていましたが、使用頻
   度が少ないドキュメントなら使用者は勿論のこと、作った本人でさ
   え「どこに掲示してたっけ…?」となることも少なくありませんで
   した。

   だけど「運用資料」を使用しないと、迷ったり、仕事が留まったり、
   意図しない逸脱行為のリスクに繋がる恐れもあります。


  そんな問題を解消しようと、打った手が「運用資料は一箇所に纏め
   て整理整頓をする」です。

   「運用資料」の整頓方法も、勿論プロセス毎です。
   プロセス毎のフォルダを作り、関連する「運用資料」を収納。

   運用資料表示箱


      (運用資料_表示箱サンプル


   プロセス毎になっているので、使用者もパッと辿り着けます。
   これで「どこだ?どこだ?」と探す無駄な時間は解消されました。


  また、先日運用者からこんな声もありました。

    「あるプロセスで運用に迷って、とりあえず運用資料_表示箱
     を見に行ったら、随分前に発行されていた資料を見つけまし
     た。
     その資料が有ったことも忘れていましたが、今回使用するこ
     とが出来ました。」

   不要時は忘れていても、必要時に使用出来る!なんという効果で
   しょう。


  「運用資料_表示箱」は、当社のQMS的働き方改革になくてはなら
   ない存在です。

▽ No.232 QMS的働き方改革1 プロセスフロー図から該当マニュアルが特定できます