内部監査の方法/マネジメント

NKS流内部監査 プロセスの監視

マネジメント向上に寄与させる内部監査

当社が考える、内部監査の理念

内部監査とは、業務の改善材料を見つける場である。
内部監査員とは、トップマネジメントの代行者として、内部監査を運営する。
                   

しかし、現実はそう上手くは行かず…
   改めて、これまでの内部監査を見つめ直しました。

NKS流 内部監査が生まれた背景

従来の内部監査へのトップの不満

年に1回、審査のためのお決まりごとのような計画
目的は「不適合を見つけること」、あら探し的な内容・結果
内部監査員の見識不足
なかなかマネジメント向上に繋がらない…

カタチだけの内部監査からの脱却

社員による内部監査はどんどん形骸化…
こんな現状にトップは限界を感じ、社員による内部監査を諦めました。
「この状態を打開したい!」そんな想いから、発想を転換。
外部の見識者を起用した内部監査導入に踏み込みました。
   ※以下、内部監査に起用した外部の見識者を「外部監査員」と呼ぶ

外部監査員を導入した内部監査をスタート

内部監査の目的と方法

目的
内部監査を真のマネジメント向上に寄与させること
効果ある監査ポイント・進め方を社員に学ばせること
方法
月に1回(年間12回)、1部署を対象に実施。
外部監査員がリーダーとなり、メンバーとしてQMS管理責任者
QM運用保証グループ長が同席。
各担当業務で運用された記録、または実際の活動を観察。
現実の活動とQMSとの差異を探り、潜在的な問題点を分析。

やって良かった!メリットと効果

実感したメリット
業務遂行状況を第三者として、客観的・論理的に指摘出来ること。
(トップマネジメントの意向を受けているため)監査内容が直接、
運営の改善に繋がること。
指摘事項が、運営やQMSの基本に触れるモノばかりになったこと。
どんな効果をもたらしたか
会社にとって … 指摘内容が充実
 トップマネジメントやお客様の立場に立った指摘内容
 モグラ叩き的な指摘から、全社展開が必要な内容に変化
 指摘内容そのものが、QMSの改善材料
 よって、内部監査の質が向上
被監査員にとって … QMSの目的・意味を再認識
 監査されることの抵抗感の薄れ
 「何故そうするのか」…目的や解釈の「議論/理解」の場に変化

問題分析・是正処置の決定・開示もNKS流

一般的に、指摘事項は「不適合」と呼ばれますが、当社では「改善の種」と
呼んでいます。
どうして「改善の種」と呼ぶのか…
「不適合」という言葉に対する嫌悪感
指摘事項は、QMS上の改善材料そのもの
「改善の種」なら、無視して通れないだろう

「改善の種」を分析し、手を打つ

当社では「改善の種」のタイプを、次の3つの側面に分類します。
技術上の側面
人の運用の側面
ルール上の有無・適切性
見つかった「改善の種」がどの側面から見えてきた問題なのか…その問題
の性格を明らかにします。
「改善の種」の性質が分かった所で、「どこに抵触するか」をハッキリさせて、
QMSミーティングで是正処置対策を立案・協議。
「改善の種」及び「是正処置対策」は全て社長ミーティングに上げ、トップ
マネジメントの審議・決裁を経て、全社に水平展開されます。