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イントラネット／コミュニケーション

QMSの運用 情報の共有化

イントラネットによる、情報の共有化から

ＱＭＳを運用させる要件…コミュニケーション

● ＱＭＳがどんなにキチッと構築されたとしても、運用されなければ意味はない。
● ＱＭＳを上手く運用させるための要件とは何か…と聞かれたら、真っ先に
「仕事に関与する人のコミュニケーション」と答えるでしょう。
● では、当社がどんなコミュニケーションをしているのか…
「コミュニケーションの土台作り」から、実際のパフォーマンスまでをご紹介します。

コミュニケーションの土台作り

● 実際、どんな情報がコミュニケーションには必要なのだろう…
■知らなければならない内容
■判断・理解に役立つ内容
■欲しい情報
　　　　　↓
● ここで云う「内容」とは、当然「ＱＭＳ」
● 更に具体的に考えて、「ＱＭＳの、あるプロセス活動の内容」と特定すれば
より密度の高い情報になります。
● 逆を云えば…「ＱＭＳ」がキチッと構築されていなければ、コミュニケーション
の内容は決められないということ。
● また、コミュニケーションの徹底を図るために、「報連相の三大原則」
の理論を引用。
《三大原則》 《具現化すると》
■「内容」を決める →　「○○プロセスの活動」が知りたい
■「時間」を決める →　「○曜日の×時」にやりとりしよう
■「回数」を決める →　「週○回」「月×回」は情報が欲しい

コミュニケーションの中身を決める

● コミュニケーションは勿論、仕事情報の中身を決める際の当社のモットーは、
■共通的な言葉・概念
　→　関係者が同じ認識の「言葉」で表現
　→　概念、専門用語は平易な「言葉」で説明

■双方向かつ定期的
　→　発信された情報に対して、必ずフィードバックする仕組み
　→　タイミングを決めることで、全社一斉に情報を収集
　→　報連相の習慣化

■報告内容は既知の情報
　→　予め、手の内をさらす
　→　報告内容で困らせない、悩ませない
　→　個人の能力や感性に頼らない
● 以上をふまえると…
コミュニケーション用のドキュメントフォームを良いのでは。
■会社が知りたい情報に併せて、ドキュメントフォームを決める
■社員は、そのフォームの「空欄」を埋める感覚で記入するだけ

ＱＭＳコミュニケーションパフォーマンスを紹介

● 当社独自のＱＭＳコミュニケーションパフォーマンスの一例をご紹介します。
《コミュニケーションのドキュメント》   《内容・運用》
【事業所】 事業所ミーティング結果 ： 事業所運営上で押さえておきたい情報
週２回、事業所から本部へ情報を発信
【本部】 出来事と対応 ： 「事業所ミーティング結果」を整理・一本化
全社へ情報の水平展開
週２回、本部から事業所へ情報を再発信
【トップ】 ＱＭＳミーティング ： 決裁事項の協議内容・検討経過
● 上記のドキュメントには、結果だけでなく、途中経過も全て開示。
● 「議題に上がったきっかけ」～「検討案とその進捗」～「決裁」が、どのような
プロセスを経たのか、その都度出していくことで、理解度を深めます。
● 上記のドキュメントによるコミュニケーションは次のように流れます。

　　［Ｐ］　本部：『出来事と対応』で、会社方針や活動テーマを発信
　　　　　　　　　　　　　　　↓
　　［Ｄ］　事業所：実行し、その結果を『事業所ミーティング結果』で報告
　　　　　　　　　　　　　　　↓
　　［Ｃ］　本部：『事業所ミーティング結果』で運用状況や理解度を確認
　　　　　　　　　　　　　　　↓
　　［Ａ］　『ＱＭＳミーティング』で対策を協議、『出来事と対応』で発信
● 奇しくもこの一連のやりとりは、ＱＭＳが機能する大前提ＰＤＣＡサイクルになっ
ていました。

社内イントラネットでコミュニケーション

● 『ＮＫＳのＱＭＳ』でも紹介した通り、当社は全国に１１事業所を展開。
全社を分散コントロールするために、「社内イントラネット」を活用しています。
● 仕事に関わる情報は全て「社内イントラネット」に載せていますが、
当然、ＱＭＳコミュニケーションも「社内イントラネット」上で行っています。

社内イントラネットでのコミュニケーションの効果

●情報開示が「１対Ｎ」
●全部丸見えで、情報の握り潰し、忘れが無くなった
●モグラ叩き的な対応が解消
●瞬時にやりとり出来るため、方針に対するアクション・フォローがスピードアップ
●判断基準の同一化、意思の統一化
●各課の責任者と、本部のグループ長がダイレクト運営
　　　　　⇒　「所長」制度を廃止

ＱＭＳ運用と社内イントラネットは、切っても切れないものに…

● 以上のように、「社内イントラネット」は当社のＱＭＳ運用の必需品。
● 社内イントラネットを駆使して、仕事情報を共有化。
「社内イントラネット無くして、ＱＭＳ運用は無し」といっても過言ではありません。
● 判断基準の統一…瞬時のやりとり…活動の丸見え…
【ＮＫＳの気づき】
⇒　実はこの一連の流れで整理すると、運用の「善し悪し」が識別出来るのです。