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QMS定着への奮闘日記

No.165 内部監査にかける熱い想い2 「これまでの内部監査を覆す」

2016年3月17日

  前回は当社の本当につまらなかった内部監査の過去の姿をご紹介
   しました。
   今回はそれをどう「つまる」ものにしたかをご紹介したいと思いま
   す。

  「もう社員だけの内部監査は諦めよう」と決心した社長が取った、
   思い切った発想が「外部の見識者にお願いしよう!」でした。

   「マネジメントの問題点の発見と質の向上」を目的とし、あくまでも
   「社長の視点・代弁者」となれる外部の方(以下、外部監査員と呼
   ぶ)に、内部監査のリーダーを委託しました。

   従来は第三者審査のための1回/年でしたが、毎月1回計画的に、
   事業所に行って現地で監査をする。
   外部監査員はISO要求事項の用語を使わず、当社のQMSとその
   活動の質を見てくれました。

  するとだんだん効果が出てきた!

   外部監査員だから、業務の遂行状況や仕組みのあり方を、客観的かつ
   論理的に観察・指摘してくれる。
   そこに社員同士ならありがちな情状酌量は無い。

   だから指摘内容が運営やルール適用上などの、マネジメントの最も
   基本的なことに触れるものばかり。

   そして、当初は社員もまだ「従来の内部監査」の固定イメージが染み
   付いていたため訝しがっていましたが、そこで話し合われることは
   「記録に記入漏れがあるから不適合」とかではなく、
   「どうやったら安心して、かつ確実に仕事が出来るか」が軸となってい
   たため、徐々に「内部監査という場」を受け入れるようになってきたん
   です。

   また内部監査の状況は、TV会議システムで生中継もしています。
   A事業所の監査に他事業所も自由に参加、発言出来るよう「開放的
   にした。

   どんどん自分達の仕事について語られるようになり、拒否感・嫌悪
   感が薄れ、次回を楽しみにするようになった。

   まさしく「監査を受ける」から「討議をする場」に変わった…
   ココが一番嬉しい効果だった。

  このように「内部監査のやり方」を変えたことで、いろんな効果が
   出てきました。
   だけど監査そのものを変えただけでは「経営・運営」の質が上がる
   訳ではないということに気づいた…

   つまり、内部監査は「マネジメントの気づきの場」であって、仕事
   ・QMSに生かすためにはまだまだ工夫が必要!

  ということで、次回は「内部監査をQMSに活かすための工夫」を
   ご紹介したいと思います。

△ No.166 内部監査にかける熱い想い3 「不適合じゃない、改善の種だ!」
▽ No.164 内部監査にかける熱い想い1 「本当につまらなかった過去の姿」