●2014年3月6日
■ 当社のQMSの特徴であるドキュメント…つまり「記録」
日々の運用の中で「記録」の重要さは、肌身で感じている。
しかし数日前まで、記録が「記録」の域を超えることは無かった…
と書くと「記録の域ってなんだ?」と思われる方もいらっしゃるで
しょう。私も初めは正直「なんだ?」と思った。
■ 事の次第は、当社がこれまで築いてきた数多くのドキュメントを一度
整理してみようと取り組みから。
今活きているドキュメントを一通り揃えてトップに見せたところ、
トップが気づいた。
トップ『一言で「記録」と云えども、その記録が持つ‘機能’がある
んじゃないか。』
筆者 『…??』
トップ『やったことを書き残す「記録」という機能や書かれたことを
相手(第三者)に伝えるための「伝達」という機能は一般的
にイメージし易い。
しかし当社のドキュメントには他の機能もありそう。
例えば…各役割の「日常活動フロー図」などは、仕事を遂行
するに当たっての必要事項ややることを分析している「解析」
という機能が有りそうだ。
また、お客様の校正要求事項を書き取る「お客様ニーズ聞き
取り表」などは、この通りに仕事を進めていけば仕事の品質
が保証出来る「担保」という機能がありそう。
この4つの機能「解析」「担保」「記録」「伝達」で当社のド
キュメントを整理してみると、これからのドキュメントの考
え方や、QMS構築のあり方のヒントが見えてくるかも知れ
ないぞ。』
この話を聞いた時は「なるほど…」とは思ったけれども、とりあえず
云われた通り4つの機能に分類してみた…すると、ドキュメントの見
え方が変わってきた!
何百回と観てきた「お客様ニーズ聞き取り表」なのに、‘機能’に焦点
を当てただけで、みるみるうちに「このドキュメントで打合せという仕
事を担保しているんだぞ!」と訴えかけてくる(ように感じる)。
■ 前回綴った「ドキュメント作りの基準→用語や表現の定義を決める」
との合わせ技で考えると、当社のドキュメントは更に進化するかも!?
ドキドキ!!
ドキュメント作りの基準の構築や、機能毎の整理は現在進行中。
このドキドキの進化振りはもう少しカタチが見えてきてからお知ら
せしたいと思いますが、
次回は上段で綴った「記録の4つの機能」とは一体どういうことなの
かを具体例と併せてお話ししようと思います。
△ No.140 ドキュメントが持つ「4つの機能」① ~解析機能~
▽ No.138 「ドキュメント作りの基準」改めて、考える