QMSレポート＠エヌケイエス株式会社 NKS 「ＩＳＯの品質マネジメントで、品質管理のＰＤＣＡを廻す」
当社のQMSの考え方とその流れをご紹介いたします
No.141 ドキュメントが持つ「４つの機能」② ～担保機能～
●2014年3月20日
■ 前回はドキュメントが持つ「４つの機能」のうち、「解析機能」につ
いてご紹介しました。
※おさらい※
「解析機能」とは、「仕事遂行にあたって、必要事項や現状を
分析するという機能
今回は「担保機能」を紹介したいと思います。
■ 当社では「担保機能」を「この通りに仕事を進めていけば、仕事の品
質が保証出来る機能」と定義づけています。
要は、ドキュメントを（上から）順に埋めていけば、誰がやっても会社
が実現したい仕事の結果をほぼ生み出すことが出来る…という機能
・働きをドキュメントが持っているということ。
ここで「担保機能」を持った当社のドキュメントサンプル
『お客様ニーズ聞き取り表』をご覧頂きましょう。
■ このドキュメントは当日記でも何度か紹介してきましたが、お客様が
要求する校正仕様を、具体的かつ明確にするための「打合せ資料」
です。
この『お客様ニーズ聞き取り表』を打合せの場所で広げ、当社の営業
マンは資料の項目を順にお客様へ聞き取りをする。それが一通り埋ま
ったら、お客様が要求している校正の仕様が明確になるのです。
つまり、資料を埋めていくだけで当社が校正業務を請け負うために
ハッキリさせたい内容が自ずと確保出来るという訳。
「担保機能」についてイメージ出来ましたでしょうか。
■ お気づきになった方もいらっしゃるでしょう。
「解析機能」にも通ずるのですが、ドキュメントを埋めるという行為
さえ出来れば、特別な力量が無くても、お客様と校正仕様の打合せが
出来るし、その出来映え・質もほぼ同じになるんです。
やっぱりドキュメントって凄い！
ちなみに、当社の営業マン新任教育では、「校正仕様の打合せの仕方」
ではなく、「打合せで使用するドキュメントとその使い方」を教育しま
す。
■ さて、次回は「記録機能」と「伝達機能」についてご紹介しましょう。
△ No.142 ドキュメントが持つ４つの機能③ ～記録機能・伝達機能～
▽ No.140 ドキュメントが持つ「４つの機能」① ～解析機能～
