QMSレポート＠エヌケイエス株式会社 NKS 「ＩＳＯの品質マネジメントで、品質管理のＰＤＣＡを廻す」
当社のQMSの考え方とその流れをご紹介いたします
No.142 ドキュメントが持つ４つの機能③ ～記録機能・伝達機能～
●2014年3月27日
■ 前回はドキュメントが持つ4つの機能の「担保機能」についてご紹介
しました。
※おさらい※
「担保機能」とは、この通りに仕事を進めていけば、仕事の品質
が保証出来るという機能。
今回は残りの「記録機能」「伝達機能」についてご紹介。
■ 当社ではそれぞれ下記のように定義づけています。
・記録機能：やった事実を書き残す
・伝達機能：書かれたことを相手（第三者）に伝える
この2つは、そのネーミングや提議からもイメージし易いと思います。
「記録機能」のサンプルドキュメント『クリーンルーム確認表』、
「伝達機能」のサンプルドキュメント『次回のための申し送り』
をご覧頂きましょう。
※注釈
クリーンルーム確認表（図１）
お客様設備であるクリーンルームに入室する際の制約や
注意事項等を事前に聞き取り、リスク対策を施すための
基資料
次回のための申し送り（図２）
携わった仕事の留意点や様々な情報等をお客様（部署）
毎に書き残し、次回以降の仕事にもその情報を活かすた
めの資料
■ ここで強調したいことは、当社では「記録」も「伝達」も、人に依存
しないということ。
ドキュメントで使う場面において、何を記録するのか、何を伝達する
のかを、会社としてキチッと決めているのです。
つまり、記録や伝達の品質を最低限維持しているということ。
これによって「書く側」は何を書いたらいいかを迷わない。
また、そのドキュメントを「見る側」にとってもどう見たらいいかに
迷わなくて済む。
書く側と見る側は「共通認識」に立てるのです。
■ 実は…「記録機能」と「伝達機能」の凄さ、この日記を書きながら気
づいたんです。
これを書くまでは「記録と伝達…一般的だよね」くらいにしか思って
いなかった…でも「書く側と見る側の共通認識」に気づいた時、目か
ら鱗モンです。
■ さて、3回に渡って当社が考える「ドキュメントが持つ4つの機能」に
ついて紹介してきました。イメージ出来ましたでしょうか？
次回は、4つの機能もふまえた上で、ＮＫＳが
・何故ここまでドキュメントに拘るのか
・何をドキュメントで実現したいのか
をお伝えしたいと思います。
△ No.143 運用者の立場から見た「ドキュメント」の魅力
▽ No.141 ドキュメントが持つ「４つの機能」② ～担保機能～
