QMS定着への奮闘日記

「QMSの定着」を目指して、本部も出先も、努力と工夫に奮闘する毎日。
そんな奮闘振りの一部を綴らせて頂きました。

No.210 お目当ての資料が取り出し易くなりました

2017年9月21日

  現在実施している「社内留学:3日間の事業本部体験」で、事業所
   の責任者が週代わりで事業本部に来ています。

   各責任者に、会社の中枢機関である事業本部の仕事を体験してもら
   うことが主ではありますが、
   折角の面と向かって話が出来る機会でもあるので、普段の事業所運
   営の中で感じていることや「もっとこうなったら良いのになぁ」と
   思っていること等、生の声を遠慮なく聞かせてもらっています。

  先日、ある責任者からこんな声がありました。
   「資料を使おうと思っても、いちいち探すのが大変」

   資料=品質記録のフォームは、誰もがアクセス出来る社内ネットワ
   ーク上に掲示しています。

   品質記録フォームをする際、該当の掲示場所から、お目当てのフォ
   ームを探し出して使用するのですが…

   前のフォルダ
     (少し小さですが、こんな感じでズラズラと並んでいました↑)


   現状は、フォームの登録順に並べていて、管理をしている私にとって
   は、さほど違和感はありませんが、
   運用者の立場で見てみると、確かに88個のファイルがズラズラ並
   んでいて、いちいち探さなければいけませんでした。

  この声をヒントに!
   「仕事のプロセス」の流れに合わせて整理しました。
   今のファイル
   (こんな感じでスッキリです↑)


   「仕事のプロセス」であれば社員にも明白。

   資料が必要となったプロセスのフォルダを開くと、そこで登場する
   フォームが掲示。さらに中は該当の業務毎に分けています。

   これでお目当ての資料がパッと取り出せるようになりました。

   事業所からも「探し易い」「時短できる」との声が。
   嬉しいですね。

  やっぱり、運用者の生の声には改善の種がいっぱいです。

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