QMS定着への奮闘日記

「QMSの定着」を目指して、本部も出先も、努力と工夫に奮闘する毎日。
そんな奮闘振りの一部を綴らせて頂きました。

No.231 資料・情報の整理は、働き方改革に繋がるかもしれない!?

2018年9月13日

  当社には、「QMSマニュアル」があります(当然ですが)。

   校正/適格性評価業務の業務品質に関わるプロセスの基本ルール
   をマニュアル化していて、誰もがいつでも閲覧出来るように開示し
   ています。

   しかしQMSマニュアルには、細かい運用方法までは記していませ
   ん。

   お客様のご依頼内容、作業環境、作業制約・対象機器の状態等は様々
   であるため、一様の運用では実現出来ないことから、
   状況・状態毎に「どのように仕事を進めればよいか」を明確にした
   運用ルール資料を作成・保持しています。

  その数は…QMS推進役である筆者でさえも把握出来ないほどの、
   莫大な量です。
   仕事で得た運用ノウハウの分だけ資料があります。

   それは当社の自慢でもあるのですが、お恥ずかしい話、中には死に
   体のような資料も少なくないです。

   どんどこどんどこと資料を作ってきた反面、「作った資料が作りっ
   放しになっている」というのが弱点です。

   そのせいで
    ●「資料が多すぎて、どこにあるか分からない、探しきれない」
     という、社員からのクレーム。
    ●事業所では、配信された資料がサーバー内で乱雑に保存。
    ●何が新しいのか、どれが必要なのか…分からない。
    ●保存も思うままなので、「他人が保存した資料は分からない」と
     いう有様。
   もう、「なんてこった!」と頭を抱えたくなる状態です。

  社員に仕事で迷わせたくない・困らせたくない・同じ失敗を繰り返
   させたくないという想いで仕組み・資料化してきましたが、作るこ
   とばかりに一生懸命になっていました。

   そのせいで「どこだ?」「どれだ?」と資料を探すのに手間や時間を
   掛けさせていた…本来不要なものなのに。
   メンテナンスをしていないことが、負のスパイラルを生じていたん
   です。

  どの企業でも「働き方改革」が話題になっていて、長時間労働の改
   善に取り組んでいると思いますが、当社で同じです。

   長時間労働の改善に努めていますが…資料や情報を使いたい時に
   パッと出ない、どこだ?どれだ?と探している無駄な時間も積もれ
   ば、長時間労働に繋がるかもしれない。

  そうだ!「資料や情報の整理」も、働き方改革の一つだ!
   ということで、資料や情報の整理に、結構力を入れています。

   次回以降、当社で取り組んでいる、「資料・情報管理の改善」につい
   ていくつかご紹介したいと思います。

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